هفت روش عالی برای مدیریت عملکرد کارمندان
وجود کارمندان برای موفقیت یک شرکت حیاتی است، اما راه رسیدن به موفقیت این است که تمام کارمندان بتوانند به‌صورت هماهنگ در مسیر موفقیت حرکت کنند. مدیریت عملکرد یعنی راهی برای هم‌جهت کردن کارمندهای یک سازمان در راه رسیدن به اهداف آن سازمان.
مدیریت عملکرد ارزیابی عملکرد چیست؟ فرایندی مداوم بین یک مدیر و یک کارمند است که از آن برای حفظ و بهبود عملکرد نیروی کار استفاده می‌شود و از دستیابی به اهداف استراتژیک شرکت پشتیبانی می‌کند. مدیریت عملکرد به شرکت‌ها کمک می‌کند تا موفق‌تر و همواره از رقبای خود جلوتر باشند.
مدیریت عملکرد یک فرایند مبتنی بر ارتباطات مشترک است که در آن کارکنان و مدیران برای برنامه‌ریزی، نظارت و بررسی اهداف، اهداف بلندمدت و مشارکت کارکنان در شرکت با یکدیگر همکاری می‌کنند.
یک سیستم مدیریت عملکرد خوب باید یک تیم را با اهداف کسبوکار هماهنگ کرده و در عین حال کارکنان را برای بهبود عملکردشان توسعه دهد و آنها را حمایت و کمک کند.
برای یک مدیر، رضایت کارمندان همیشه باید در راس دغدغه‌هایش باشد. یک تیم شاد و راضی همیشه نسبت به تیمی که احساس کم‌ارزشی و به‌رسمیت شناخته‌نشدن می‌کند عملکرد بهتری دارد.
انتخاب تکنیک مدیریت عملکرد مناسب
مدیریت عملکرد شامل مجموعه‌ای از جنبههای مربوط به عملکرد موفق یک تیم است و تکنیک‌های زیادی برای جاری کردن آنها در یک شرکت وجود دارد. تکنیک‌های مدیریت عملکرد معمولا برای رسیدگی به موارد زیر شکل می‌گیرند:
- نظارت بر عملکرد – جلسات عمومی و تک‌به‌تک
- بررسی پیشرفت– خلاصه‌کارها و بررسی
- تعیین انتظارات – توضیح این‌که چه چیزی مورد نیاز است و کارکنان چگونه می‌توانند به آن دست یابند.
- ارائه مشوق‌ها – برای شناخت، پاداش و کمک به مقابله با عملکرد ضعیف.
- توسعه حرفه‌ای مستمر – کنفرانس‌ها، راهنمایی و مربی‌گری
دو مورد از مهم‌ترین مراحل، شفاف‌سازی اهداف عملکرد سازمانی و فردی و استفاده از بازخورد برای بررسی و بهبود فرایندها و عملکرد است.
فرایند مدیریت عملکرد دارای ۵ عنصر کلیدی برای موفقیت است که عبارتند از:
برنامه ریزی و تعیین هدف – اهداف باید تعیین شوند و نحوه ارزیابی این اهداف باید روشن شود و چارچوب‌های زمانی مشخصی برای دستیابی به آنها در نظر گرفته شود. (اهداف هوشمند)
مشارکت مدیریت و کارمند – برای این‌که بررسی‌ها کارساز باشد، کارمندان باید بدانند که این فرایند فقط یک تمرین نیست. کارکنان باید درگیر فرایند باشند و این یک فرایند دو‌طرفه بین مدیر و کارمند است.
نظارت و بازخورد – این امکان ردیابی عملکرد یک فرد را میسر می‌سازد. همچنین اگر کارمندی برای دستیابی به اهدافش نیاز به کمک داشت، این امکان کمک‌های لازم را فراهم می‌کند. فواصل بازخورد می‌تواند ماهانه یا سه‌ماهه باشد.
توسعه و بهبود – پس از نظارت بر کارمندان، بهبود و توسعه بیشتر باید تشویق شود. کارمندی که برای رسیدن به اهدافش هدف قرار می‌گیرد باید تشویق شود تا از هدفی که برایش تعیین شده فراتر و فراتر رود.
پاداش و تقدیر – برای ادامه دستیابی و پیشرفت کارکنان، باید نوعی مشوق برای انجام این کار وجود داشته باشد. این مشوق‌ها می‌تواند شامل افزایش حقوق، پاداش، سهام در کسبوکار، روزهای تعطیلات اضافی و ارتقاء سطح باشد.
سرمایه‌گذاری یا توسعه ابزارها، تکنیک‌ها و فرایندهای مدیریت عملکرد، بخش مهمی از ایجاد یک فرهنگ با عملکرد بالا در یک کسبوکار است. هر کسب‌و‌کاری صرف‌نظر از اندازه آن باید عملکردی قوی در هر سطحی از کسبوکار را هدف قرار دهد.
کسبوکارها باید در نظر داشته باشند که چه تکنیک‌هایی با اندازه و ساختار آنها مطابقت دارد و از چگونگی تطابق ترتیبات عملکرد مدیریت با سایر سیاست‌های تجاری نیز مطلع باشند.
تکنیک‌هایی که بهترین کارایی را دارند به نیازهای کسبوکار بستگی دارد، برای مثال، یک شرکت مهندسی احتمالا کارها را متفاوت از یک تجارت خرده‌فروشی انجام می‌دهد. کسب‌وکارهای کوچک‌تر ممکن است ایده تکنیک‌های غیررسمی‌تر مبتنی بر جلسات منظم چهره به چهره و مدیریت عملکرد فردی را ترجیح دهند، کسب‌وکارهای بزرگ‌تر باید تعداد تیم‌هایی را که دارند و این‌که چگونه می‌توانند عملکرد کارکنان خود را در سراسر کسبوکار به بهترین شکل اندازه‌گیری کنند، در نظر بگیرند.
هنگام مدیریت عملکرد فردی، بهترین تکنیک‌های مناسب عبارتند از:
- برنامه‌های توسعه شخصی (PDP)
- ارزیابی عملکرد
- استفاده از بازخورد
- مدیریت بر اساس اهداف (MBO)
هنگام مدیریت عملکرد تیم، بهترین تکنیک‌های مناسب عبارتند از:
- کارت امتیازی متوازن
- نظرات همکاران / بازخورد ۳۶۰ درجه
- شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارها
۷ تکنیک عالی برای مدیریت عملکرد کارکنان
نظرات همکاران / بازخورد ۳۶۰ درجه
بازخورد ۳۶۰ درجه به همتایان اجازه می دهد تا بازخورد مثبت و سازنده ارائه دهند. این روش ارزیابی گسترده‌ای از عملکرد فردی شخص را با استفاده از دیدگاه اطرافیان او فراهم می‌کند. این فرایند به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا رشد کنند، زیرا می‌توانند زمینه‌های بهبود را در دیگران شناسایی کنند، در حالی‌که نیازهای خود برای رسیدن به توسعه را نیز در نظر می‌گیرند.
این فرایند عمدتا توسط اعضای تیم مدیریت می‌شود، اما مدیران همچنان باید بر گزارش‌هایی که تولید می‌شود نظارت داشته باشند تا اطمینان حاصل شود که هرگونه نگرانی، تمجید یا ادعا در مورد آنها یادداشت شده و به آنها رسیدگی می‌شود.
با انجام این کار، اهمیت بررسی همتایان را به تیم‌ها نشان می‌دهید، زیرا این بررسی منجر به انجام اقداماتی عملی شده و بنابراین احتمال مشارکت اعضای تیم در این فرایند افزایش پیدا می‌کند.
استفاده از بازخورد
شاید کارمندی که ضعیف عمل می‌کند نسبت به ضعف خودش آگاهی نداشته باشد. در این صورت باید جلسه‌ای برای شناسایی علل احتمالی عملکرد ضعیف آنها و راه‌حل‌هایی برای کمک به کارمند در راستای رفع کردن این ضعف‌ها برگزار شود.
هنگام ارائه بازخورد به یک کارمند ضعیف در حین مدیریت عملکرد، ضروری است که یک مدیر فقط بازخورد منفی ارائه نکند، بازخورد مثبت نیز لازم است تا کارمندها را تشویق کند تا کارهای خوبی را که انجام میدهند ادامه دهند، مدیران باید به کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند اجازه دهند تا از نقاط قوت خود نیز مطلع شوند.
بازخورد باید به طور منظم انجام شود، نه به عنوان یک بررسی سالانه، زیرا چنین رویه‌ای می‌تواند باعث ایجاد استرس در تیم‌ها شود. بازخورد منظم (به عنوان مثال ماهانه) به حفظ انگیزه و مشارکت تیم کمک می‌کند.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارها
این شاخص‌ها راهی برای سنجش میزان عملکرد شرکت‌ها، واحدها، پروژه‌ها یا افراد در رابطه با اهداف و مقاصد استراتژیک خود در دسترس قرار می‌دهد. ارزش اصلی KPIها به عنوان یک تکنیک مدیریتی، ایجاد امکان گفتگوهای عملکرد مبتنی بر داده و در نتیجه تصمیم‌گیری بهتر است.
KPIهایی که به خوبی طراحی شده‌اند باید ابزارهای ناوبری حیاتی‌ای باشند که تصویر واضحی از سطوح فعلی عملکرد ارائه می‌دهد و نشان دهند که آیا کسبوکار در جایی است که باید باشد یا خیر.
ارزیابی عملکرد
احتمالا متداول‌ترین تکنیک مدیریت عملکرد فردی است. هنگامی که از آن به‌درستی استفاده شود، می‌تواند برای هم‌سویی اهداف افراد با اهداف استراتژیک یک کسبوکار بسیار قدرتمند واقع شود. برای این‌که کارمندان سودمند باشند، باید احساس کنند که «ارزیابی» یک گفتگوی دو‌طرفه منظم، منصفانه، صادقانه و سازنده بین آنها و مدیرشان است. اگر اینطور نباشد، ارزیابی‌ها می تواند به یک عامل بی‌انگیزگی که برعکس عمل می‌کند و سطح عملکرد کارمندان را کاهش می‌دهد تبدیل شود.
مدیریت بر اساس اهداف (MBO)
عبارت است از تعیین اهداف خاص و تعیین چگونگی دستیابی به هر هدف فردی. برای کارهای خاصی که باید طی یک مرحله و در یک زمان مشخص انجام شود، بسیار کارآست. این روش راه خوبی برای ایجاد فرهنگ کار در جهت اهداف مشترک است، زیرا پس از دستیابی به هر هدف، دست‌اندرکاران از دستاوردهای خود آگاه می‌شوند که این آگاهی به بهبود اخلاق و انگیزه کمک می‌کند. MBO عملکرد فردی را اندازه‌گیری و آن عملکرد را با استانداردهایی که از قبل تعیین شده مقایسه می‌کند.
کارت امتیازی متوازن
این‌ها یکی از شناخته‌شده‌ترین چارچوب‌های مدیریتی هستند و در ۲۰ سال گذشته شدیدا محبوب مدیران بوده‌اند. مدیریت عملکرد با استفاده از کارت امتیازی متوازن در این زمینه‌ها به کسبوکارها کمک می‌کند تا:
- استراتژی خود را روشن کرده و اولویت‌ها و اهداف کسبوکار خود را بیان کنند.
- با اندازه‌گیری میزان تحقق اولویت‌ها و اهداف، سیر پیشرفت را نظاره کنند.
- برنامه‌های عملیاتی را تعریف و مدیریت کنند تا اطمینان حاصل شود که ابتکاراتی برای تحقق اولویت‌ها و اهداف کسبوکار وجود خواهد داشت.
برنامه‌های توسعه شخصی (PDP)
PDP یک برنامه عملیاتی بر اساس انعکاس عملکرد و نیازهای کارکنان است و اهدافی را برای عملکرد آینده و اقداماتی که از توسعه شخصی کارکنان حمایت می‌کنند تعیین می‌کند.
از «برنامه‌های توسعه شخصی» اغلب برای شناسایی نیازهای آموزشی و توسعه خاص و ایجاد برنامه‌های عملیاتی برای رفع این ارزیابی عملکرد چیست؟ نیازها استفاده می‌شود. PDP به کارمندان کمک می‌کند تا مشخص کنند که چگونه می‌خواهند رشد کنند و چه اقداماتی را برای دستیابی به آن رشد باید انجام دهند. این روش به کارمندان کمک می‌کند تا احساس سرمایه‌گذاری بیشتری در کسبوکار داشته باشند و نقشی که در موفقیت کسبوکار ایفا می‌کنند را بدانند.
نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان، از تخیل تا واقعیت
امروز داشتم در مورد نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان در اینترنت جستجو می‌کردم و به نتایج قابل توجهی رسیدم ، شرکت‌هایی چند به ارائه این نرم‌افزار پرداخته‌اند که کم و بیش دارای کارکردهای یکسانی هستند:
- چند معیار متناسب با سازمان برای یک کارمند تعریف می‌شود،
- افراد مختلف به این معیارها امتیاز میدهند ،
- و بر مبنای این امتیاز حقوق/تشویقی/ارتقا و سایر امتیازهای کارکنان محاسبه می‌شود.
حالا نرم‌افزارها یکی فرآیند گردش فرم دارد و آن یکی ندارد. یکی دیگر قابلیت هدف‌گذاری دارد و بقیه ندارند. اصل موضوع فرق چندانی نمی‌کند. این سیستم‌ها در اصلی‌ترین کارکرد خود ، بر مبنای قضاوت دیگران (خوش آمدن و یا بد آمدن دیگران) کار می‌کنند. در حالی‌که این‌که رییس یک کارمند از خوشش بیاید و یا نیاید، واقعیت عملکرد، بهره‌وری، اثربخشی و کارآیی او در سازمان او مشخص است و باید به شکل درست و عادلانه‌ای ارزیابی شود.
نیاز بازار
البته من شرکت‌های نرم‌افزاری این حوزه را شماتت نمی‌کنم. آنها نیازی را در بازار دیده‌اند و برای پاسخ به آن نیاز نرم افزار ارزیابی عملکرد را ساخته‌اند و حالا این که شرکت‌های نرم‌افزاری چطور نرم‌افزار می‌فروشند، بماند. واقعیت این است که فرآیند ارزیابی عملکرد در بسیاری از سازمان‌های ما تمایلی ندارد که مبتنی بر واقعیت عملکرد افراد باشد. هر چند که عملکرد افراد متاثر از فرآیندهای سازمانی، سطح دانش و تجربه و صلاحیت‌های فردی او باشد، این بهره‌وری و اثربخشی و کارآیی هر یک از کارکنان است که شاخص‌های اصلی عملکرد او را فراهم می‌آورد. ارزیابی این عوامل بیش از آن‌که نیازمند قضاوت دیگران باشد نیازمند داده‌های عملکردی افراد است.
در تعاملی که با بسیاری از سازمان‌ها داشته‌ام، به ویژه در بخش دولتی و خصولتی، دریافته‌ام که تمایل به ثبت و نگهداری و گزارش‌دهی این داده‌ها به شدت با مقاومت سازمانی روبرو است. چرا که این واقعیت وجود دارد که آن‌چه که بر اساس داده‌های واقعی عملکردی منجر به ارزیابی خواهد شد، با ارزیابی‌های دورهمی و روابطی تفاوت معنی‌داری خواهد داشت که هر چند همه به واقعیت آن اذعان ارزیابی عملکرد چیست؟ ارزیابی عملکرد چیست؟ دارند، اما کمتر فردی در سازمان تمایل به افشای واقعیت آن دارد.
بهتایم – نرم افزار ارزیابی عملکرد
یکی از اهداف بهتایم ، جمع‌آوری و ارزشیابی عملکرد واقعی افراد در سازمان بر اساس واقعیت و به دور از کلیشه‌های رایج در سازمان‌های دولتی است. شاید این هدف ما را از دستیابی به بازار پر سود دولتی محروم کند، اما به ما در تحقق آرمان «مفید بودن» برای جامعه و مشتریان معنی بیشتری خواهد بخشید.
ارزیابی بازخورد (Feedback) به ما در سنجش وضعیت عملکرد افراد چگونه کمک می کند؟
ارزیابی بازخورد (Feedback) ارزان‌ترین و قدرتمندترین ابزار ممکن برای سنجش وضعیت عملکرد افراد است که با این حال کمترین استفاده از آن می‌شود. بازخورد به افراد کمک می‌کند از کیفیت عملکرد خود و دیگران آگاه شوند. مزیت این آگاهی در این است که به افراد انگیزه و انرژی داده و متعاقبا سبب رضایت و بهره‌وری آنها می‌شود.
طبعا این خواسته‌ی همه ما است که از عملکردمان در محیط کار، اگر خوب است قدردانی شود و اگر خوب نیست، زنگ خطری باشد برای بهتر شدن. ارزیابی عملکرد یکی از ابزارهایی است که این امکان را برای ما فراهم می‌کند. گذشته از این، آگاهی محض از نگرش دیگران نسبت به عملکردمان، اطلاعات مهمی را در اختیار ما قرار می‌دهد که می‌تواند به بالا بردن ما از هر سطحی که در آن هستیم، کمک ارزیابی عملکرد چیست؟ کند.
اما از میان روش‌های ارزیابی موجود، سیستم ارزیابی ۳۶۰ درجه با ارزیابی‌های سنتی عملکرد بسیار تفاوت دارد، از این جهت که در این سیستم، بازخوردهای جامعی از منابع متعدد از قبیل مدیران، همکاران، همتایان و سرپرست‌ها جمع‌آوری می‌شود. در این سیستم، عملکرد مدیران نیز توسط کارمندان ارزیابی می‌شود. به همین دلیل در دنیای رقابتی تجارت، استفاده از این سیستم ارزیابی به سرعت در حال رشد است. در این مقاله با ارزیابی ۳۶۰ درجه و مزایا و معایب آن بیشتر آشنا شوید.
می‌خواهید دیگران را خوشحال کنید یا نگران؟ دوست دارید در سازمان‌تان شورش به پا کنید؟ می‌خواهید تمام ترس‌های خفته در زیر پوسته‌ی سازمان‌تان را بیدار کنید؟ می‌دانم، حتما فکر می‌کنید دربارهی اخراج نیمی از کارمندان‌تان صحبت می‌کنم، درست است؟
اینطور نیست. من دربارهی سازمان‌هایی صحبت می‌کنم که در معرفی و اجرای ارزیابی ۳۶۰ درجه یا ارزیابی چندگانه، عملکرد ضعیفی دارند. در واقع، از سازمان‌هایی که در این زمینه عملکرد خوبی دارند هم صحبت می‌کنم.
هیچ چیز به اندازه‌ی تغییر در روش‌های ارزیابی عملکرد، گرد و خاک بپا نمی‌کند، به ویژه زمانی که این تغییرات بر تصمیمات جبرانی اثر بگذارند.
ارزیابی ۳۶۰ درجه چیست؟
ارزیابی ۳۶۰ درجه، روش و ابزاری است که به هر کارمند فرصت دریافت بازخورد عملکردش را از جانب سرپرست، همکاران، کارمندان و مشتریان می‌دهد. هر فرد در ارزیابی خودش هم می‌تواند از ابزار ارزیابی ۳۶۰ درجه استفاده کند.
ارزیابی ۳۶۰ درجه به فرد امکان می‌دهد از چگونگی ارزیابی دیگران از سودمندی‌اش به عنوان کارمند یا همکار مطلع شود. نتیجه‌ی مؤثرترین فرایندهای ارزیابی ۳۶۰ درجه، بازخوردهایی است که اساس آنها رفتارهایی است که کارمندان دیگر می‌توانند ببینند و فرد ارزیابی‌شونده، خودش متوجه آن رفتارها نیست.
این ارزیابی آگاهی دربارهی مهارت‌ها و رفتارهای مطلوب در سازمان برای به انجام رساندن مأموریت، تحقق بخشیدن به رؤیاها و زندگی مطابق ارزش‌ها را بالا می‌برد. این ارزیابی ریشه در رفتارهایی دارد که انتظار می‌رود سطح آنها از سطح انتظارات مشتری بالاتر باشد.
افرادی که معمولا با مشارکت سازمان و کارمندان، به عنوان ارزیاب انتخاب می‌شوند، به صورت منظم با فردی که دریافت‌کننده‌ی بازخورد است، در تماس هستند.
هدف دیگر ارزیابی ۳۶۰ درجه، شناساندن نقاط قوت و ضعف افراد به آنها و آگاهی رساندن دربارهی جنبه‌هایی از کارشان است که به پیشرفت حرفه‌ای نیاز دارد.
در دنیای سازمان‌ها، بحث‌‌های مختلف بر سر پرسش‌های زیر مطرح است:
چگونه ابزار و فرایند ارزیابی را انتخاب کنیم
چگونه ارزیاب‌ها را انتخاب کنیم
چگونه از ارزیابی استفاده کنیم
چگونه ارزیابی را نقد کنیم
چگونه فرایند را مدیریت کنیم و آن را با یک سیستم بزرگ‌تر مدیریت عملکرد ادغام کنیم
ارزیابی ۳۶۰ درجه، یک ضمیمه‌ی مثبت به سیستم مدیریت عملکرد شما است و اگر درست آموزش داده شود و با دقت اجرا شود، افراد را قادر می‌سازد بهتر از قبل به مشتریان خدمات‌رسانی کنند و در کار خودشان پیشرفت کنند. با وجود این، اگر صرفا بخاطر باب شدن ارزیابی ۳۶۰ درجه، ناشیانه از آن استفاده کنید، فاجعه‌ای رخ می‌دهد که برای نجات از آن به ماه‌ها و شاید سال‌ها زمان احتیاج است.
حالا که می‌دانید ارزیابی ۳۶۰ چیست، با جنبههای مثبت آن آشنا شوید.
جنبههای مثبت ارزیابی ۳۶۰ درجه
ارزیابی ۳۶۰ درجه جنبههای مثبت و طرفداران بسیاری دارد. گزارش وضعیت صنایع سال ۱۹۹۹، از سوی انجمن آموزش و توسعه امریکا (ASTD)، روال آموزشی بیش از ۷۵۰ شرکت را بررسی کرد. پنجاه و پنج شرکتی که ASTD به عنوان پیشتاز در رویکردهای آموزشی توصیف کرد، بسیار به ارزیابی کارمندان متکی بودند، از جمله ارزیابی‌های ۳۶۰ درجه و انتقاد همتایان، برای طرح‌های توسعه‌ی فردی و بررسی‌های سالانه‌ی عملکرد.
طبق گزارش ASTD، حدود ۷۵ درصد این شرکت‌ها در سال ۱۹۹۸ برای اغلب کارمندان‌شان، طرح‌های توسعه‌ی فردی و ۳۳ درصد آنها، ارزیابی ۳۶۰ درجه را اجرا کردند که این ارقام در مقایسه با سال ۱۹۹۷، به ترتیب ۵۰ درصد و ۱۰ درصد بوده است.
سازمان‌هایی که از مؤلفه‌ی ۳۶۰ درجه در سیستم مدیریت عملکردشان راضی هستند، ویژگی‌های مثبت این ارزیابی را در فرایندی که به خوبی مدیریت و با سیستم ادغام شده باشد، اینگونه توصیف می‌کنند:
بازخورد بهتر از منابع بیشتر، ارزیابی ۳۶۰ درجه
بازخورد بهتر از منابع بیشتر: این روش، بازخوردهای همه‌جانبه‌ای را از سوی کارمندان، همتایان و سرپرستان در اختیار قرار می‌دهد و می‌تواند یک پیشرفت قطعی تلقی گردد. ارزیابی ۳۶۰ می‌تواند در وقت مدیران هم صرفه‌جویی کند، از این نظر که با مشارکت افراد بیشتر در فرایند، آنها انرژی کمتری را صرف ارائه‌ی بازخورد می‌کنند. آگاهی همکاران مهم است و این فرایند می‌تواند به هر فرد ارزیابی عملکرد چیست؟ کمک کند از نحوه‌ی نگرش دیگران نسبت به کارش مطلع شود.
پیشرفت گروه: این رویکرد ارزیابی به اعضاء گروه می‌آموزد که به نحو مؤثرتری با هم کار کنند. گروه‌ها بهتر از سرپرست‌های‌شان با نحوه‌ی عملکرد اعضاء آشنا هستند. بازخورد ۳۶۰ درجه باعث می‌شود اعضای گروه نسبت به یکدیگر احساس مسئولیت بیشتری کنند، زیرا همگی آنها مشترکا می‌دانند دربارهی عملکرد هر عضو اطلاعاتی را ارائه خواهند کرد. پروسه‌ای که به خوبی برنامه‌ریزی شده باشد می‌تواند ارتباطات اعضا و پیشرفت گروه را بهبود بخشد.
پیشرفت عملکرد فردی و سازمانی: ارزیابی ۳۶۰ درجه یکی از بهترین روش‌ها برای درک نیازهای پیشرفت فردی و سازمانی است.
مسئولیت پیشرفت کار: بنا به دلایل بسیار، سازمان‌ها دیگر مسئول پیشرفت کار کارمندان‌شان نیستند. بازخوردهای حاصل از ارزیابی ۳۶۰ درجه می‌تواند اطلاعات ارزشمندی را در اختیار افراد قرار دهد تا به کمک آن، کارشان را بهبود بخشند.
دقت: بسیاری از کارمندان احساس می‌کنند ارزیابی ۳۶۰ درجه دقیق‌تر است، بیشتر منعکس‌کننده‌ی عملکرد آنها است و در مقایسه با بازخورد یک سرپرست به تنهایی، ارزیابی عملکرد چیست؟ معتبرتر است. این ویژگی‌ها سبب می‌شود اطلاعات به دست آمده از این ارزیابی در پیشرفت فرد و کارش، مؤثرتر باشند.
ریسک کاهش‌یافته‌ی تبعیض: زمانی که ارزیابی از سوی عده‌ای از افراد و در خصوص عملکردهای متنوع کاری صورت گیرد، تبعیض ناشی از نژاد، سن یا جنس کاهش می‌یابد. اثر هاله‌ای که تحت تأثیر آن، یک سرپرست بر اساس تازه‌ترین تماسش با کارمندان، عملکرد آنها را ارزیابی می‌کند هم به حداقل می‌رسد.
بهبود خدمات مشتری: هر فرد بازخوردهای باارزشی را دربارهی کیفیت محصول یا خدماتش دریافت می‌کند، بویژه در آن فرایندهای ارزیابی که مشتری داخلی و خارجی را شامل می‌شوند. این بازخورد باید به فرد امکان بهبود کیفیت، قابلیت‌اعتماد، چابکی ارزیابی عملکرد چیست؟ و گستردگی این محصولات و خدمات را بدهد.
ارزیابی نیازهای آموزشی: ارزیابی ۳۶۰ درجه، اطلاعات جامعی را دربارهی نیازهای آموزشی سازمان ارائه می‌کند، بنابراین امکان برنامه‌ریزی برای کلاس‌ها، مسئولیت‌های میان‌کارکردی و آموزش همه‌جانبه را فراهم می‌کند.
سیستم ارزیابی ۳۶۰ درجه قطعا جنبههای خوب دارد. با وجود این، جنبه‌ی بد و حتی زشت هم دارد.
جنبه های منفی ارزیابی ۳۶۰ درجه
برای هر جنبه‌ی مثبتی که دربارهی سیستم‌های ارزیابی ۳۶۰ درجه گفتیم، مخالفان می‌توانند از جنبههای منفی آن بگویند. جنبه‌ی منفی مهم است، زیرا نقشه‌ی راهی را ارائه می‌کند که می‌توان در اجرای فرایند ارزیابی ۳۶۰ درجه به کمک آن بدانیم از چه چیزهایی باید اجتناب کنیم.
مشکلات بالقوه‌ی فرایندهای ارزیابی ۳۶۰ درجه و راه‌حل‌های پیشنهادشده برای هر کدام به شرح زیر است:
انتظارات بیش از حد، ارزیابی ۳۶۰ درجه
انتظارات استثنایی از فرایند: ارزیابی ۳۶۰ درجه همانند سیستم مدیریت عملکرد نیست. این ارزیابی صرفا بخشی از ارزیابی و پیشرفتی است که یک سیستم مدیریت عملکرد درون یک سازمان پیشنهاد می‌کند.
به علاوه، ممکن است طرفداران در تلاش برای کسب حمایت سازمانی برای اجرای این ارزیابی، شرکت‌کنندگان را به اشتباه طوری راهنمایی کنند که انتظارات آنها از این سیستم ارزیابی، بیش از حد شود. حتما ارزیابی ۳۶۰ درجه را با یک سیستم مدیریت عملکرد کامل، ادغام کنید.
زوال فرایند طراحی: فرایند ارزیابی ۳۶۰ درجه، اغلب به عنوان پیشنهادی از سوی سازمان منابع انسانی معرفی می‌شود یا توسط یک مدیر اجرایی هدایت می‌شود که در یک سمینار یا یک کتاب، دربارهی این فرایند چیزهایی آموخته است. درست همانطور که یک سازمان، هرگونه تغییر برنامه‌ریزی‌شده را اجرا می‌کند، اجرای ارزیابی ۳۶۰ درجه هم باید مطابق اصول مدیریت تغییر باشد. نمایندگانی از میان افرادی که قرار است از این فرایند استفاده کنند و با آن زندگی کنند، باید امکانات این فرایند را برای سازمان شما بررسی کنند و آن را توسعه دهند.
شکست سازمان در ایجاد ارتباط با فرایند: برای این که یک فرایند ارزیابی ۳۶۰ درجه مؤثر واقع شود، باید با اهداف کلی استراتژیک سازمان شما ارتباط برقرار کند. اگر شما قابلیت‌هایی را شناسایی ارزیابی عملکرد چیست؟ کرده‌اید یا توضیحات جامع کاری در دست دارید، از طریق این بازخوردها، افراد را نسبت به عملکردشان در رابطه با قابلیت‌های مورد انتظار و وظایف کاری، مطلع کنید.
اگر به سیستم به عنوان یک ضمیمه نگاه شود تا پشتیبانِ هدف و ضروریات اصلی سازمان شما، در این صورت، سقوط خواهد کرد. این سیستم ارزیابی ارزیابی عملکرد چیست؟ باید به گونه‌ای عمل کند که معیار موفقیت سازمان شما در رسیدن به اهداف بزرگ و بلندمدت باشد.
اطلاعات ناکافی: از آنجا که فرایندهای ارزیابی ۳۶۰ درجه هم‌اکنون شناخته‌شده نیستند، افرادی که بازخورد دریافت می‌کنند، اگر بخواهند بیشتر دربارهی بازخوردها بدانند، هیچ مرجعی برای کمک گرفتن ندارند. آنها کسی را ندارند که دربارهی نظرات مبهم، شفاف‌سازی کند یا دربارهی رتبه‌های خاص و مبنای آنها اطلاعات بیشتری به آنها بدهد.
بنابراین، وجود مربیانی که فرایند ارزیابی ۳۶۰ درجه را آموزش دهند، مهم است. این مربیان به سرپرستان، کارکنان منابع انسانی، مدیران علاقه‌مند و دیگران آموزش میدهند تا به افراد در تفسیر بازخوردهایی که دریافت کرده‌اند، کمک کنند و بر مبنای آن، برنامه‌های اجرایی داشته باشند.
تمرکز بر نکات منفی و نقاط ضعف: حداقل کتابِ «اول تمام قوانین را بشکنید: بزرگ‌ترین مدیران دنیا چه چیزی را متفاوت از دیگران انجام میدهند» (First Break All the Rules: What The World’s Greatest Managers Do Differently) توصیه می‌کند مدیران بزرگ روی نقاط قوت و نه ضعف کارمندان تمرکز کنند. نویسنده‌ی کتاب می‌گوید:
«مردم تمایل زیادی به تغییر ندارند. وقت خود را هدر ندهید تا چیزی را به آنها اضافه کنید که ندارند. سعی کنید از داشته‌های‌شان چیزی را بیرون بکشید. همین کار را بکنید کافی است.»
بی‌تجربگی و بی‌کفایتی ارزیاب: علاوه بر آموزش‌های ناکافی که سازمان‌ها در اختیار ارائه‌دهندگان و دریافت‌کنندگان بازخورد قرار میدهند، ارزیاب‌ها هم به طرق مختلف می‌توانند مرتکب اشتباه شوند. ارزیاب‌ها ممکن است برای خوب جلوه دادن یک کارمند، رتبه‌های او را بالا ببرند. آنها ممکن است در خفا دست به یکی کنند تا کاری کنند سیستم بطور ساختگی، عملکرد همه را بالا نشان دهد. برای جلوگیری از این تله‌ها، باید بازرسی و ارزیابی عملکرد چیست؟ سنجش وجود داشته باشد.
زیاد بودن داده ها و کاغذبازی، ارزیابی ۳۶۰ درجه
زیاد بودن اطلاعات کامپیوتری/کاغذبازی: نیاز هست بیشتر بگویم؟ در ارزیابی‌های قدیم، فقط به دو نفر و یک فرم نیاز بود. ارزیابی‌های امروزی با وجود ارزیاب‌های متعدد، شمار خالص شرکت‌کنندگان در فرایند و زمانی را که باید به آن اختصاص داد، بالا می‌برد.
فرایندهای ارزیابی ۳۶۰ درجه، معایبی دارند، اما مانند هر فرایند ارزیابی عملکرد دیگری، این فرایند هم می‌تواند روش‌های مثبت و قدرتمند حل مسائل را افزایش دهد و برای ارتقاء رشد و پیشرفت کارمندان، روش عمیقا مؤثر و تأییدشده‌ی سازمانی را در اختیار شما قرار دهد. به هر حال، این فرایند، در بدترین حالت، روحیه را ضعیف می‌کند، انگیزه را تخریب می‌کند و به کارمندان محروم انگیزه می‌دهد علیه کسانی که عملکرد آنها را عالی نشان نداده‌اند، دست به انتقام و حملات تلافی‌جویانه بزنند.
سازمان شما کدام سناریو را انتخاب خواهد کرد؟
تمام جنبههای این انتخاب به جزئیات مربوط است. پیش از این که گامی به جلو بردارید، عمیقا فکر کنید، از اشتباهات دیگران درس بگیرید و آمادگی سازمان‌تان را بسنجید. در برنامه‌ریزی و اجرا، از استراتژی‌های مدیریت تغییر مؤثر استفاده کنید. کارتان را درست انجام دهید تا موفق شوید ابزار قدرتمندی را به مدیریت عملکرد و مجموعه ابزار پیشرفت‌تان اضافه کنید.
تعریف کلی مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد چیست
سازمان ها برای حفظ بقای خود و پیشرفت در دنیای رقابتی، به بهبود مستمر عملکرد خود نیاز دارند. از سوی دیگر، نیروی انسانی را می‌توان یکی از مهم‌ترین عناصر منابع سازمانی دانست. در سال‌های اخیر، سازمان‌ها توجه بیشتری به کارکنان خود داشته و جستجوی روش های بهسازی محیط کار و تشویق کارکنان را در دستور کار خود قرار داده اند. این توجه، از آنجا ناشی می‌شود که “انسان ارزنده ترین سرمایه هوشمند” سازمان به شمار می‌رود. سازمان‌هایی که سرمایه هوشمند خود را از دست می دهند، شانس اندکی برای بقا دارند. بنابراین برای ارج نهادن به این سرمایه عظیم، به مدیریت عملکرد و به ویژه نظام ارزیابی عملکرد نیاز داریم. (مدیریت عملکرد چیست)
تعریف مدیریت عملکرد
امروزه نقش منابع انسانی با تغییرات زیادی مواجه شده است. منابع انسانی تلاش می کند تا مدیریت عملکرد کارکنان را بهبود بخشد و به آنها انگیزه دهد تا در فرآیندهای برنامه ریزی و تصمیم گیری سازمان مشارکت داشته باشند. در واقع تمام فعالیت های منابع انسانی در راستای توسعه عملکرد مدیران و انگیزش کارکنان پیش می رود.
فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان با ورود یک کارمند به سازمان شروع و با ترک سازمان پایان می یابد. مدیریت عملکرد یک سیستم نظام مند است که براساس بهبود عملکرد افراد در چارچوب تیمی و فردی باعث بهبود کلی عملکرد سازمان می شود. همچنین ابزاری برای رسیدن به تعالی سازمانی، ایجاد ارتباطات موثر، تعریف نقش ها در چارچوب شایستگی مورد نیاز و تدوین معیارهای دست یافتنی می باشد.
براساس تحقیقات آرمسترانگ Armstrong و بارون Baron، مدیریت عملکرد یک رویکرد استراتژیک و یکپارچه است که برای دستیابی به نتایج موفقیت آمیز در سازمان، عملکرد را بهبود و قابلیت های تیمی و فردی را توسعه می دهد.
تقریباً هر سازمانی، دارای نوعی سیستم مدیریت عملکرد بوده و انتظار می رود که اهداف مهمی را در زمینه مدیریت سرمایه های انسانی برآورده سازد. این اهداف عبارت اند از:
- برانگیختن افراد در جهت عملکرد مطلوب
- کمک به افراد در جهت گسترش مهارت هایشان
- ایجاد و تقویت فرهنگ سازمانی
- تعیین این که چه کسی مستحق ارتقاء است
- تصمیم گیری درباره افرادی که عملکردی ضعیف دارند
- کمک به اجرای استراتژی های کسبوکار
فرآیند مدیریت عملکرد
اصطلاح مدیریت عملکرد کارکنان در ابتدای ۱۹۸۰، زمانی که برنامه های مدیریت کیفیت جامع برای دستیابی به استانداردهای عالی و عملکرد کیفیت به اوج خود رسید، محبوب شد. ابزارهایی مانند طراحی شغل، توسعه رهبری، آموزش و سیستم های پاداش دهی در چارچوب جامع جدید در کنار فرآیند ارزیابی عملکرد سنتی توسعه یافت. مدیریت عملکرد، فرآیندی پیوسته است که بین سرپرستان و کارکنان در کل سال در جریان است. یک سیستم مدیریت عملکرد شامل بخش های زیر می شود:
ارزیابی عملکرد - ارزیابی عملکرد کارکنان
عملکرد به معنای تلاش کارمندان برای به ارتکاب رساندن کارشان یا دستیابی به اهدافِ تعیین تبدیل شده است . هر شغلی مسئولیت‌هایی را به همراه خواهد داشت و ارزیابی عملکرد بسیار با اهمیت است که باید طبق استانداردهای تعریف‌شده ادا شوند . معین‌سازی ، سنجش و نمره‌دهی استانداردهای راندمان را سنجش راندمان می‌نامند . این حرفه یار می‌کند تا صلاحیت ، خصوصیات ، وضعیت کیفی ، مهارت ، وسعت و پتانسیل بالقوه‌ی کارکنان برای بعدی مشخص گردد . برطبق برآورد عملکرد ، بهترین کارکنان اجرت می‌گیرند تا این انگیزه‌ی پیشرفت در سایرین ایضاً نیرودهی شود .
بنابراین ارزیابی کارکرد یک کار مدیریتی خواهد بود که معیار های شغلی را معلوم و معین‌سازی می‌کند که نتیجه کارمندان در حدود استانداردهای تخمین زده شده هست یا نه . به وسیله‌ی برآورد عملکرد تنبیه یا تشویق کارکنان را می‌توان مدیریت نمود . ارزیابی کارکرد کمک می‌کند تا ویژگی‌های کارکنان را بسنجیم و حدود پرتوانی آنها را ارزیابی بزنیم . با ارزیابی عملکرد می‌توان در خصوص ارتقای شغلی کارمندان ، لزوم به آموزش و عافیت توانایی‌‌شان تصمیم‌گیری کرد . تخمین کارکرد از پرکاری هایی شد که به‌طور باترتیب در هر سازمانی الزاماً باید انجام گردد . شیوه ارزیابی فعل دارای مراحل پایین است :
تعیین میزان هایی برای میزان‌کار اعلام میزان های مربوطهسنجش عملکرد باطنی کارکنانجداسازی و تحلیل انحرافات عملکرد در مقابل به استانداردهای برجسته شدهبه گفتگو نهادن انحرافاتتعیین شیوه هایی برای کارهای اصلاحی
کاربرد یا اهمیت ارزیابی عملکرد
سنجش عملکرد یکی از وظایف پراهمیت مدیریت سرچشمه‌ها انسانی است و در مواردی که در بقیه نشان می دهیم ، نقش ویژه‌ای داراست .
ارزیابی حاصل می‌گوید که هر یک از کارمندان مسئولیت‌های کاری خود را با چه کیفیتی به انجام رسانده‌اند و در ارگان ها ارزیابی عملکرد کارکنان از نکات مهم اداری بشمار می رود. به هم‌دستی آن می‌توان حاصل کارکنان را برآورد کرد و متناسب با آن ، حقوق و فوایدی در نظر گرفت . اگر اختصاصی مسئولیت‌های خود را به بر انجام دهد ولی در قبال آن اقدامی برای بالا نگه داشتن انگیزه‌اش (انواع افزایش حقوق یا مزایا) صورت نگیرد ، فرد به تدریج از کار و مجموعه‌اش ناراضی خواهد بود .
برنامه‌هایی برای آموزش منابع انسانی و بهبود توانایی‌ها و ارزیابی عملکرد
برآورد عملکرد ، سطح نتیجه کارکنان را ارائه می‌دهد . به وسیله‌ی آن می‌توان ظرفیت ، مهارت و تخصص کاری کارکنان را مشخص نمود . به هم‌دستی تخمین نتیجه می‌توان به نواحی ناتوانی کارکنان پی برد و برازنده با آن طرح هایی برای مطلب آموزشی و بهبود قوه های در نظر گرفت . در نتیجه کارکنان به طور بهینه‌ای به کار گرفته می‌شوند و در نهایت استفاده و سوددهی مجموعه نیز زیاد کردن می‌یابد .
وسعت ، مهارت ، آزمون و حالت کاری افراد به لطف برآورد میزان‌کار مشخص می‌شود . برطبق اطلاعاتی که از این راه به دست می‌آید ، می‌توان تصمیماتی برای جابه‌جایی یا ارتقای کارکنان اتخاذ نمود تا به طور مؤثرتری نقش خود را در مجموعه انجام کنند و در شرکت ها نرم افزار کلیک ویو می تواند از مهم ترین نرم افزار ها باشد . این تصمیمات می‌توانند از راه‌های زیر گرفته شوند :ارتقای کارمندان ممتاز و متعهدجابه‌جایی کارکنان برای خلقت تناسبی خوب تر بین اشخاص و وظایف‌شانتعدیل و تبعید (موقت یا دائمی) کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند.
برای افزایش انگیزه‌ی کارمندان باید ثواب هایی جور با قیمت‌گزاری عملکردشان به آنها تعلق گیرد . اگر کارکنان پاداش میزان‌کار بهترشان را دریافت نکنند ، احساس ناخشنودی در آنها به وجود می‌آید . از آن‌سو اگر افراد به‌خاطر عملکرد ضعیف خودتان باز هم پاداش وصول کنند ، دلیلی برای پیشرفت نخواهند داشت . در این صورت اهدای پاداش تنها دفعه مالی بی‌فایده‌ای را به آلبوم نامیل‌خواهی ادا می کند . سنجش کارکرد کمک می‌کند تا کارکنان متناسب با عملکردشان ، پاداش دریافت کنند .
تسهیل نظارت و بازرسی
یکی دیگر از خدمات برآورد عملکرد همراهی به دسته‌بندی کارکنان بر اساس عملکردشان است . به لطف تخمین عملکرد می‌توان کارکنان قوی ، متوسط و نحیف را از یکدیگر تشخیص داد . به این ابزار می‌توان بیان کرد که هر یک از کارمندان به چه مبلغ مراقبت و بازرسی نیاز دارند (به افراد ضعیف‌تر باید بیشتر نظارت کرد تا اشتباهی اقدام‌کننده نشوند و افرادی که کار خود را مثل انجام میدهند ، به نظارت کمتری نیاز دارند .)ارزیابی عملکرد خویش به‌عنوان ارزیابی عملکرد چیست؟ راهکاری برای زیاد کردن انگیزه‌ی کارکنان بوده است . کارکنانی که بهترین عملکرد را از خودشان نشان میدهند ، به‌عنوان اشخاص بااهمیت و قابل اتکا آشنایی می‌شوند و متناسب با همین ویژگی‌ها با آنها برخورد می‌شود . این تعامل موجب انگیزش کارکنان به عملکرد عالی می‌شود . همچنین برآورد کارکرد به ما می‌گوید چه ابزار انگیزشی‌ای متناسب با نتیجه کارکنان است .با ارزیابی نتیجه ، کارکنان می‌توانند بازخورد عملکرد ، تأثیرگذاری و بهره‌وری خود را ببینند . آنها مواظب می‌شوند در چه قسمت‌هایی مرکزیت خویش را افزایش دهند تا حرفه ها به بهترین نحو پیش بروند . ارزیابی عملکرد فرصتی به وجود می‌آورد تا کارکنان از ایرادات خودتان درس بگیرند و این برای اتخاذ تدبیرها اصلاحی به آنها هم‌دستی می‌کند .
اعتبارسنجی آزمون گزینش ارزیابی عملکرد کارکنان
ارزیابی عملکرد می‌تواند به‌عنوان ابزاری برای اندازه‌گیری موفقیت تست های گزینش بهره برداری شود . به کمک آن نتیجه‌ی آزمون برگزیدن و روندی که دستگاه در این شیوه به کار می‌گیرد ، روشن می توان . بر این اساس می‌توان گام‌های مؤثرتری برای گلچین کارمندان برداشت .پیشرفت شغلی یکی از اضطراب های مهم کارمندان بوده است . برای ارائه کردن مسیر و اهداف شغلی به آنها ، هر سازمانی نیاز به یک طرح‌ریزی شغلی مناسب دارا است . در این جاده سنجش کارکرد ، آگاهی اساسی در خصوص ظرفیت‌های فی‌نفسه و بالفعل کارمندان فراهم می‌آورد .ارزیابی عملکرد اطلاعاتی را در مورد میزان‌کار کارکنان آماده ادا می کند . این اطلاعات (مانند طرح‌ریزی شغلی و برنامه‌های انگیزشی) یک ورودی برای طرح‌ریزی تعلیماتی و صحت کارمندان است . در عاقبت می‌توان خط تدبیر سازمان را به گونه‌ای گردآوری کرد که موسسه به بهترین نحو پیشرفت کند .
ارزیابی حاصل فرایندی است که در آن عملکرد کارمندان را برای رساندن موسسه به اهدافش مورد سنجش قرار می‌دهد . راه‌ها و ماشین های متفاوتی برای برقراری استانداردهای عملکردی کارمندان و نهایتا ارزیابی نتیجه وجود دارد . می‌توان روش‌های ارزیابی را در سه گروه عام قرار داد .این میزان ها عملکرد کارکنان را نسبت به استانداردهای تعیین می شود مقایسه می‌کند . در این تکنیک ارزیابی ، کارکنان آزاد از سایر کارمندان تیم سنجیده می‌شوند . نیز این فرایند خصوصیات و رفتار شغلی کارکنان را بر اساس استانداردهای مطلق مناسبت تجزیه و تجزیه قرار می‌دهد . در ادامه به پاره‌ای از روش‌های مقیاس آزاد اشاره انجام می دهیم .این مقیاس ها عملکرد کارکنان را نسبت به میزان های تعیین شده مقایسه می‌کند . در این تکنیک ارزیابی ، کارکنان خودفرمان از سایر کارمندان گروه سنجیده می‌شوند . همچنین این فرایند خصوصیات و رفتار شغلی کارکنان را بر بنیان میزان های مطلق مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌دهد . در ادامه به برخی از روش‌های مدل بی‌قید اشاره می دهیم .
این روش بر واکنش (رفتار شغلی) کارکنان در وضعیت بحرانی تمرکز می‌کند . متصدی ها کنش کارکنان را در وضعیت آشوب‌زده مشاهده می‌کنند . ارزیاب تحقیق می‌کند که کارکنان به چه شکلی با بحران مواجه شده‌اند .مزایای روش ارزیابی امر بحرانیبه عکس‌العمل افراد در رویارویی با ناآرامی نگاه می سازد .می‌توان فهمید کدام‌یک از کارکنان واکنش مطلوبی در این شرایط دارند .این طرز زیاد از خصوصیات فردی ، عملکرد را درباره بررسی قرار می‌دهد .این شیوه بر پایه‌ی عمل قیافه گرفته از سوی کارمندان است که این موضوع تأثیر پیش‌داوری‌ها و تعصبات را کاهش می‌دهد .برای ارائه‌ی بازخورد میزان‌کار کارکنان به آنها مفید خواهد بود .زشتی‌ها طرز ارزیابی رویداد بحرانیچون این روش نیاز به نظارت مداوم و کاغذبازی دارد ، زمان و انرژی زیادی را از سرپرست‌ها خواهد گرفت .
دیدگاه شما