انواع حساب معین

گزارشات

تنخواه گردان حسابداری و انواع آن

تعریف تنخواه گردان
دراکثر شرکت ها و موسسات نیاز وافری به تهیه ی مواد مصرفی و کالاها و هم چنین پرداخت هزینه ها ی جزئی وجود دارد و برای این پرداخت ها وجوهی پیش بینی شده است. به این وجوه تنخواه گردان یا تنخواه گفته می شود. درهرشرکت این وجوه به صورت نقد یا موجود درحساب بانکی دراختیار اشخاص خاصی قرار داده می شود.
مبلغ تنخواه گردان با هزینه های جزئی و پرداخت های شرکت متناسب است.
این حساب دارای ماهیتی بدهکاراست و ثبت آن از طریق بدهکار کردن حساب تنخواه گردان و بستانکار کردن وجه نقد یا بانک انجام می شود.

تنخواه دار کیست؟
در هر شرکت مبلغ تنخواه گردان دراختیارشخص یا اشخاص خاصی قرار می گیرد و پرداخت هزینه های جزئی شرکت از محل تنخواه برعهده آن شخص می باشد. به این شخص تنخواه دار یا مسئول تنخواه می گویند. از تنخواه دار در همان ابتدای کار تضمین لازم دریافت می شود. این فرد میتواند رئیس حسابداری، حسابداریا تدارکات باشد. تنخواه دار باید از هر گونه سوء استفاده از وجوه پرهیز کند چرا که این کار خلاف رفتار حرفه ای یک حسابدار می باشد.

هدف از ایجاد تنخواه گردان چیست ؟
1: تسهیل و سرعت بخشیدن به فرایند پرداخت
در بعضی موارد پرداخت ها جنبه ی ضروری دارند يا گاهی دسترسی به امکانات بانکی امکان پذیر نیست. در این حالت برای پرداخت های غالب و عمده از تنخواه گردان استفاده می شود که موجب سهولت و تسریع در امر پرداخت می گردد.
2: کاهش حجم عملیات پرداختهای نقد و بانک
چنانچه پرداخت های دسته ی اول از طریق بانک ویا صندوق انجام شود، با توجه به تعداد پرداخت ها و طی مراحل پرداخت، این امر موجب کاهش سرعت در پرداخت و در نهایت باعث افزایش حجم عملیات حسابداری می شود. در چنین حالتی استفاده از تنخواه به جای بانک یا صندوق باعث کاهش حجم عملیات می گردد.
3: افزایش میزان کنترل وجوه نقد :
با توجه به دو حالت قبل می توان نتیجه گرفت که برای پرداخت های جزئی و هزینه ها استفاده از روش تنخواه باعث افزایش میزان کنترل وجه نقد می شود.

وظایف و مسئولیت های تنخواه بر اساس نیاز مدیریت و سیاست های داخلی:
حالت الف: تنخواه دار هزینه ها و خرید های مربوط را خود انجام می دهد در این حالت برای پرداخت های انجام شده برگ پرداخت خاصی وجود ندارد و فاکتورها و اسناد هزینه یا خرید برای تهیه ی صورت خلاصه های پرداخت های تنخواه گردان مورد استفاده قرار می گیرد.
حالت ب: تنخواه دار فقط پرداخت کننده می باشد و انجام دادن هزینه و یا خرید در محدوده مسئولیت های تنخواه دار نمی باشد. در این حالت برای همه ی پرداخت ها برگ پرداخت صادرمی شود و صورت خلاصه پرداخت های تنخواه براین مبنا تهیه می گردد. مانند تنخواه گردان موجود در اداره حسابداری.

انواع تنخواه گردان

تنخواه گردان خزانه: ماده 24 قانون محاسبات عمومی وجوهی که در ابتدای سال مالی برای انجام هزینه های لازم وضروری دستگاه های اجرایی کشور مورد نیاز است به وسیله ی بانک مرکزی از محل اعتبارات مصوب در اختیار خزانه داری کل قرار می گیرد که در پایان سال باید پرداخت شود.
تنخواه گردان استان: ماده 2۵ قانون محاسبات عمومی.
وجوهی که خزانه داری کل ازمحل تنخواه خزانه درابتدا هر سال مالی به حساب خزانه ی معین استان پرداخت می کند. این مبالغ جهت نیازهای ضروری استان ها پرداخت می شود.
ماده 26 قانون محاسبات عمومی: تنخواه ‌گردان حسابداری وجوهی که به وسیله ی خزانه ی معین استان از محل تنخواه گردان استان برای پرداخت کردن هزینه های ضروری دستگاه های اجرایی استان به شکل غیر قطعی در وجه ذیحساب دستگاه های اجرایی پرداخت می شود.
تنخواه گردان پرداخت: ماده 2۷ قانون محاسبات عمومی وجوهی است که از محل تنخواه حسابداری برای انجام هزینه های ضروری توسط ذیحساب دستگاه اجرایی در اختیار عامل ذیحساب یا کار پرداز قرار می گیرد و در پایان سال مالی باید مانده ی آن تصویه شود.

رسیدگی به اسناد تنخواه گردان
اسناد قابل پرداخت از طریق تنخواه طی مراحل زیر پرداخت می شود :
قبل از پرداخت:
در حالتی که تنخواه گردان خود انجام دهنده هزینه است. رسیدگی فقط به شکل آگاهی دادن به مسئول مالی از ماهیت پرداخت انجام می شود.
ودرحالتی که فقط پرداخت کننده باشد، رسیدگی های لازم برطبق ضوابطی که در امور مالی موجود است اعمال می گردد. سپس بعد از اینکه صحت آنها تایید شد اقدام به پرداخت می شود.
بعد از پرداخت:
اسنادی که از طریق تنخواه گردان پرداخت می شود به همراه صورت خلاصه مربوط، به امور مالی ارسال می شود. امور مالی برطبق ضوابطی که تعیین شده بررسی های لازم را انجام داده و بعد از تأیید اسناد، مراحل تأمین تنخواه گردان انجام می شود.

اسناد مربوطه
برگ پرداخت تنخواه
مجوز ایجاد تنخواه
فهرست صورت هزینه های تنخواه
دربرخی ازشرکت ها حساب تنخواه درپایان دوره مالی ازطریق تسویه حساب با مسئول تنخواه درمقابل حساب بانک یا صندوق بسته می شود. گاهی نیز امکان دارد مانده تنخواه گردان از یک دوره به دوره بعدی انتقال یابد.

روشهای ثبت تنخواه گردان
در ایران برای ثبت تنخواه گردان از دو روش استفاده می شود که در ذیل به شرح آنها می پردازیم :

روش تنخواه گردان ثابت
برطبق این روش در اولین پرداخت وجه به حساب تنخواه ثبت بدهی آن زده می شود و حساب تنخواه بدهکارمی گردد. در پایان دوره معین ثبت معکوس آن انجام می شود وبه همراه آن ثبت سند هزینه ها زده می شود.
در روش ثابت به این علت که مبلغ وجه برای مدت زمان خاصی نزد تنخواه گردان باقی می ماند و پس از آن صورت هزینه ها ارسال می گردد و همچنین با توجه به آیین نامه تحریر دفاتر از نظر مالیاتی چندان مورد استفاده ی موسسات قرار نمی گیرد.
روش تنخواه گردان متغیر :
در روش متغیر بر خلاف روش ثابت به محض اینکه اسناد هزینه ارائه شد ثبت بستانکاری تنخواه زده میشود و برای هزینه های آتی آن شارژ مجدد صورت می گیرد.

شماره گذاری (کدگذاری) حساب ها در حسابداری

در عصر اطلاعات در دسترس بودن اطلاعات و تبادل آنها، سبب رشد و توسعه سریع هر موسسه با سازمان خدماتی و تولیدی می گردد. برای نظم دادن به دسته های اطلاعات، نام گذاری مناسب و یکسان آنها، سهولت بازیابی و دسترسی به آنها در هنگام ضرورت، همه اطلاعات را با هم مقایسه کرده و موارد مشابه از دیدگاه استفاده کننده را کنار هم قرار میدهند. برای هر دسته از اطلاعات ، یک نام و یک نماد در نظر گرفته می شود، این فرآیند را کدینگ یا به رمز در آوردن اطلاعات می گویند .

کدینگ (کد گذاری):

منظور از کدینگ، فرآیند شناسایی ، طبقه بندی حساب ها با استفاده از سیستم کدگذاری است. شناسایی شامل جمع آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل آنها به منظور شناخت حساب و افزایش آگاهی موضوع کدینگ می باشد.

در طبقه بندی ، حساب ها با استفاده از اطلاعات حاصل از فعالیت شناسایی و بر اساس ویژگی هایشان سازماندهی می شوند . سرانجام در کدگذاری اطلاعات طبقه بندی شده حساب ها در قالب علائمی به نام کد بیان می شوند و به این ترتیب فرآیند کدینگ کامل می شود.

در تعیین ، طبقه بندی و شماره گذاری حساب ها می بایستی نیازهای اطلاعاتی مدیریت ، عرف و استانداردهای حسابداری، نیازهای اطلاعاتی سازمان های کنترل کننده و پیش بینی تغییرات احتمالی در فعالیت مؤسسه در نظر گرفته شود.

فواید سیستم کدینگ:

1. ایجاد نظم در سیستم های اطلاعاتی
2. ايجاد زبان مشترک برای ارتباط واحد
3. تسریع ارتباط ها از طریق به کارگیری شرح استاندارد حساب ها .
4. ایجاد سهولت در تنظیم فرم های سفارس ، صدرو کالا ، بارنامه و …. در افزایش بی روی تنوع کالا.
5. کاهش هزینه جستجوی اطلاعات برای تعیین منابع ، سوابق تدارات یک حساب ، سوابق قراردادها با یک کمپانی خاص و….
6. شناسایی یکسان اقلام در تمام سازمان از طریق اختصاص فقط یک نام و کد به هر قلم کالا.
7. ایجاد مبنای اطلاعاتی قابل اطمینان و صحیح برای سیستم اطلاعات مدیریت و بانک اطلاعاتی اقلام.
8. فراهم کردن امکان پردازش الکترونیکی داده ها و نصب سیستم های مکانیزه

سیستم کدینگ در نرم افزارهای حسابداری

در اکثر نرم افزارها حسابها به ترتیب زیر تعریف می شوند:

گروه: گروه‌ های اصلی حساب‌ ها مانند دارایی‌ ها و بدهی‌ ها در این سطح نگهداری می‌شوند.

حساب کل: در هر گروه اصلی تعدادی حساب کل تعریف می‌شود. طول کد گروه بر اساس نیاز کاربر میتواند یک یا دو رقمی باشد. پس ۹ یا ۹۹ کل در هر گروه قابل تعریف است. مثال: گروه :دارایی – کل دارایی جاری و ….

حساب معین: با احتساب ۲ رقم برای حساب معین، در هر حساب کل می‌توان ۹۹ حساب معین تعریف نمود.

حساب‌های معین در این سیستم به دو دسته تقسیم می‌شوند:

1. حساب‌های معین تفصیل پذیر: هر کدام از این حساب‌ها با تعدادی گروه تفصیلی در ارتباط است. این دسته از حساب‌ها را نمی‌توان در سطح معین در اسناد استفاده نمود.
2. حساب‌های معین بدون تفصیل: این دسته از حساب‌ها دارای جزء دیگری نیستند و در سطح معین در اسناد بکار می‌روند.

گروه تفصیلی: گروه‌های تفصیلی به عنوان یک گروه‌بندی بر روی حساب‌های تفصیلی بکار می‌روند و ارتباط بین حساب‌های معین و تفصیلی شناور را برقرار می‌کنند. هر گروه تفصیل در بر گیرنده تعدادی حساب تفصیلی است که از نظر ماهیت همه آنها ماهیت یکسان دارند.

برگرفته از کتاب : حسابداری مالی کاربردی
مولفین : دکتر میرفیض فلاح شمس، دکتر حمیدرضا کردلوئی، المیرا محمودزاده، امیر دهقانی
انتشارات شهرآشوب

اگر این مطلب برای شما رضایت بخش بوده است، مطالعه مقاله حسابداری را به شما پیشنهاد می کنیم.

انواع حساب معین

اگر بپذیریم که در تعاریف نوین، حسابداری بازتاب دهنده فرآیند طبقه بندی، پردازش و گزارش گیری اطلاعات اقتصادی است، بدیهی است که این فرآیند بدون بهره گیری از نرم افزار های مالی قدرتمند امکان پذیر نخواهد بود. می توان انواع حساب معین گفت مهم ترین رکن سیستم های مالی هر سازمان، نرم افزار حسابداری مالی است. در حقیقت نرم افزارهای دیگری از قبیل خزانه داری، حقوق و دستمزد، بازرگانی، انبار داری، قیمت تمام شده و دارایی های ثابت، زیرمجموعه هایی هستند که وظیفه تغذیه نرم افزار حسابداری مالی را بر عهده دارند. بر این اساس، نقش و هدف اصلی نرم افزار حسابداری مالی، فراهم نمودن بستری مناسب جهت کنترل و برنامه ریزی مدیریت سازمان ها و مؤسسات اقتصادی است.

برخی امکانات و ویژگی های نرم افزار حسابداری مالی آبید سیستم

• امکان تعریف سر فصل های مالی در شش سطح گروه، کل، معین، تفصیل۱، تفصیل۲ و تفصیل ۳
• امکان تعریف سال مالی با توجه به تاریخ شروع سال مالی، بنا به درخواست کاربر
• امکان تعیین تعداد ارقام کدینگ حساب ها بنا به نیاز کاربر
• امکان تعریف کدینگ حساب ها بنا به نیاز کاربر
• امکان تعریف انواع تفصیلی و مدیریت کدینگ تفصیلی ها
• امکان غیر فعال کردن حساب های غیر ضروری
• تعریف شرح های تکراری و امکان استفاده از آن ها، هنگام صدور سند
• صدور خودکار سند حسابداری از نرم افزارهای دیگر، مثلاً خزانه داری و یا تولید و فروش
• تعریف انواع سند، علاوه بر انواع سند های پیش فرض سیستم
• امکان کپی یک یا چند آرتیکل از یک سند یا گروهی از اسناد به اسناد دیگر
• امکان کپی یک یا چند سند به صورت گروهی یا به تفکیک، در اسناد دیگر سال جاری و یا سال های دیگر
• امکان صدور سند افتتاحیه، اختتامیه و اسناد تعدیل پایان و ابتدای دوره مالی به صورت خودکار
• امکان تعریف نحوه بستن حساب های موقت به دایم به صورت نامحدود جهت صدور سند اختتامیه
• بستن حساب های موقت به حساب های دایم به صورت خودکار
• امکان جستجو در کلیه فرم ها و اسناد بر روی کلید فیلد ها
• امکان صدور سند حسابداری با استفاده از خواندن فایل های متنی
• نگهداری اسناد در چهار حالت موقت، عادی، تایید شده و قطعی شده
• امکان نمایش گردش حساب های کل، معین و تفصیلی ها در هر سند
• امکان ارسال اطلاعات به فایل های متنی (TEXT)و اکسل ( EXCEL)
• امکان کپی کردن محتویات یک فیلد و یا یک آرتیکل به فیلد و آرتیکل های بعدی
• امکان تعریف فرمت چاپ سند توسط کاربر
• امکان جستجو و گزارش گیری اسناد با توجه شرط گذاری روی کلیه آیتم های موجود در سند
• امکان عادی کردن، تایید کردن و قطعی کردن اسناد به صورت تکی و یا گروهی
• امکان جابجایی اسناد در بازه ی تاریخی یکسان
• امکان شماره گذاری اسناد به صورت خودکار
• امکان گزارش گیری از اسناد حذف شده و بازیابی مجدد آنها
• امکان تعیین ویژگی های حساب معین بر اساس ارزی، پیگیری مقداری و پیگیری شماره و تاریخ
• امکان مرور حساب ها با ابزار قدرتمند موجود در آن و تحلیل خودکار اسناد
• امکان جستجو در اسناد با توجه به طبقه بندی صورت گرفته در نوع اسناد
• امکان شناسایی اسناد ارسالی از سیستم های دیگر که به صورت خودکار سند حسابداری شان صادر گردیده است
• امکان صدور صورت حساب مشتری ها
• امکان اعمال مدیریت دسترسی گروه کاربران و کاربران تا ریزترین مراحل عملیاتی سیستم
• امکان نگهداری اطلاعات چند شرکت مختلف با شخصیت های مالی مستقل
• تهیه نسخه پشتیبان به صورت خودکار
• ارسال پیام از یک کامپیوتر به کامپیوتر های دیگر

گزارشات

مفهوم تنخواه گردان

دراکثر شرکت ها و موسسات نیاز وافری به تهیه ی مواد مصرفی و کالاها و همچنین پرداخت هزینه ها ی جزئی وجود دارد و برای این پرداختها وجوهی پیش بینی شده است. به این وجوه تنخواه گردان یا تنخواه گفته میشود. در هر شرکت این وجوه به صورت نقد یا موجود در حساب بانکی دراختیار اشخاص خاصی قرار داده می شود.

مبلغ تنخواه گردان با هزینه های جزئی و پرداختهای شرکت متناسب است.

این حساب دارای ماهیتی بدهکار است. و ثبت ان از طریق بدهکار کردن حساب تنخواه گردان و بستانکار کردن وجه نقد یا بانک انجام میشود.

تنخواه دار کیست؟

در هر شرکت مبلغ تنخواه گردان در اختیار شخص یا اشخاص خاصی قرار میگیرد و پرداخت هزینه های جزئی شرکت از محل تنخواه بر عهده ان شخص میباشد. به این شخص تنخواه دار یا مسئول تنخواه میگویند. از تنخواه دار در همان ابتدای کار تضمین لازم دریافت میشود. این فرد میتواند رئیس حسابداری، حسابدار یا تدارکات باشد. تنخواه دار باید از هر گونه سوء استفاده از وجوه پرهیز کند چرا که این کار خلاف رفتار حرفه ای یک حسابدار میباشد.

هدف از ایجاد تنخواه گردان چیست ؟

1. تسهیل و سرعت بخشیدن به فرایند پرداخت

در بعضی موارد پرداختها جنبه ی ضروری دارند يا گاهی دسترسی به امکانات بانکی امکان پذیر نیست. در این حالت برای پرداخت های غالب و عمده از تنخواه گردان استفاده میشود که موجب سهولت و تسریع در امر پرداخت میگردد.

1. کاهش حجم عملیات پرداختهای نقد و بانک:

چنانچه پرداختهای دسته ی اول از طریق بانک ویا صندوق انجام شود، با توجه به تعداد پرداختها و طی مراحل پرداخت، این امر موجب کاهش سرعت در پرداخت و در نهایت باعث افزایش حجم عملیات حسابداری میشود. در چنین حالتی استفاده از تنخواه به جای بانک یا صندوق باعث کاهش حجم عملیات میگردد.

با توجه به دو حالت قبل میتوان نتیجه گرفت که برای پرداختهای جزئی و هزینه ها استفاده از روش تنخواه باعث افزایش میزان کنترل وجه نقد میشود.

مسئول تنخواه براساس نیاز مدیریت و سیاستهای داخلی به طور معمول به دو حالت وظایف و مسولیتهای خود را انجام میدهد:

حالت الف: تنخواه دار هزینه ها و خرید های مربوط را خود انجام میدهد. در این حالت برای پرداختهای انجام شده برگ پرداخت خاصی وجود ندارد و فاکتور ها و اسناد هزینه یا خریدبرای تهیه ی صورت خلاصه های پرداختهای تنخواه گردان مورد استفاده قرار میگیرد.

حالت ب: تنخواه دار فقط پرداخت کننده میباشد و انجام دادن هزینه ویا خرید در محدوده مسئولیتهای تنخواه دار نمیباشد. در این حالت برای همه ی پرداختها برگ پرداخت صادر میشود و صورتخلاصه پرداختهای تنخواه بر این مبنا تهیه میگردد .مانند تنخواه گردان موجود در اداره حسابداری.

انواع تنخواه گردان

تنخواه گردان خزانه : ماده 24 قانون محاسبات عمومی

وجوهی که در ابتدای سال مالی برای انجام هزینه های لازم وضروری دستگاههای اجرایی کشور مورد نیاز است به وسیله ی بانک مرکزی از محل اعتبارات مصوب در اختیار خزانه داری کل قرار می گیرد که در پایان سال باید پرداخت شود.

تنخواه گردان استان : ماده 2۵ قانون محاسبات عمومی.

وجوهی که خزانه داری کل ازمحل تنخواه خزانه درابتد هر سال مالی به حساب خزانه ی معین استان پرداخت میکند. این مبالغ جهت نیازهای ضروری استان ها پرداخت میشود.

ماده 26 قانون محاسبات عمومی : تنخواه‌گردان حسابداری

وجوهی که به وسیله ی خزانه ی معین استان انواع حساب معین از محل تنخواه گردان استان برای پرداخت کردن هزینه های ضروری دستگاههای اجرایی استان به شکل غیر قطعی در وجه ذیحساب دستگاههای اجرایی پرداخت میشود.

تنخواه گردان پرداخت : ماده 2۷ قانون محاسبات عمومی

وجوهی است که از محل تنخواه حسابداری برای انجام هزینه های ضروری توسط ذیحساب دستگاه اجرایی در اختیار عامل ذیحساب یا کار پرداز قرار می گیرد و در پایان سال مالی باید مانده ی آن تصویه شود.

رسیدگی به اسناد تنخواه گردان

اسناد قابل پرداخت از طریق تنخواه طی مراحل زیر پرداخت میشود :

قبل از پرداخت:

در حالتی که تنخواه گردان خود انجام دهنده هزینه است. رسیدگی فقط به شکل اگاهی دادن به مسئول مالی از ماهیت پرداخت انجام میشود.

ودر حالتی که فقط پرداخت کننده باشد، رسیدگی های لازم برطبق ضوابطی که در امور مالی موجود است اعمال میگردد. سپس بعد از اینکه صحت انها تایید شد اقدام به پرداخت میشود.

بعد از پرداخت:

اسناد ی که از طریق تنخواه گردان پرداخت میشود به همراه صورت خلاصه مربوط، به امور مالی ارسال میشود. امور مالی برطبق ضوابطی که تعیین شده بررسی های لازم را انجام داده و بعد از تأیید اسناد، مراحل تأمین تنخواه گردان انجام میشود.

اسناد مربوطه

برگ پرداخت تنخواه

مجوز ایجاد تنخواه

فهرست صورت هزینه های تنخواه

دربرخی ازشرکتها حساب تنخواه درپایان دوره مالی ازطریق تسویه حساب با مسئول تنخواه درمقابل حساب بانک یاصندوق بسته می شود. گاهی نیز امکان دارد مانده تنخواه گردان از یک دوره به دوره بعدی انتقال یابد.

روشهای ثبت تنخواه گردان

در ایران برای ثبت تنخواه گردان از دو روش استفاده میشود که در ذیل به شرح انها میپردازیم :

روش تنخواه گردان ثابت

برطبق این روش در اولین پرداخت وجه به حساب تنخواه ثبت بدهی آن زده میشود و حساب تنخواه بدهکارمیگردد. در پایان دوره معین ثبت معکوس آن انجام می شود وبه همراه آن ثبت سند هزینه ها زده میشود.

در روش ثابت به این علت که مبلغ وجه برای مدت زمان خاصی نزد تنخواه گردان باقی میماند و پس از آن صورت هزینه ها ارسال میگردد و همچنین با توجه به آیین نامه تحریر دفاتر از نظر مالیاتی چندان مورد استفاده ی موسسات قرار نمیگیرد.

روش تنخواه گردان متغیر :

در روش متغیر بر خلاف روش ثابت به محض اینکه اسناد هزینه ارائه شد ثبت بستانکاری تنخواه زده میشود و برای هزینه های اتی ان شارژ مجدد صورت میگیرد.

انواع حساب معین

info [ at ] kararegister.com

ونک، خیابان ملاصدرا، تقاطع پل کردستان، ضلع شمال غربی تقاطع، بن بست فرشید، پلاک 8، واحد 1

• شما اینجا هستید:
• ویژگی ها و انواع شرکت های شخص

معرفی انواع دفاتر تجاری

وفق ماده 6 قانون تجارت : هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد :
الف: دفتر روزنامه

ب: دفتر کل
ج: دفتر دارایی
د: دفتر کپیه

• الف: دفتر روزنامه

به موجب ماده 7 ق.ت، " دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجاری و معاملات راجع به اوراق انواع حساب معین تجاری ( از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی ) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن دفتر ثبت نماید ".
مفصل ترین دفتر تاجر، دفتر روزنامه است و تمامی آن چه که از تجارتخانه خارج و وارد می شود، باید در این دفتر قید شود. در دفتر روزنامه حتی مخارج شخصی نیز باید قید شود. قید انواع حساب معین مخارج شخصی می تواند نشان دهنده این باشد که مخارج شخصی تاجر نسبت به درآمد او در ایام عادی فوق العاده بوده یا خیر زیرا اگر مخارج، نسبت به درآمد او فوق العاده باشد مانند آن که با وجود بدهکار بودن به مسافرت خارجی رفته و هزینه زیادی صرف کرده باشد، طبق بند 1 ماده 542 ق.ت از موارد ورشکستگی به تقصیر اجباری می باشد.

به موجب ماده 8 ق.ت ، " دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده و هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر بطور خلاصه ثبت کند ".
دفتر کل، دفتر انواع حساب هاست و به زبان ساده رونویسی از دفتر روزنامه است. البته با 2 تفاوت :
1. در دفتر روزنامه مطالب لازم باید هر روز نوشته شود ولی در دفتر کل حداقل هفته ای یک بار.
2. معاملات دفتر روزنامه به تفکیک موارد دفتر کل می شود.
نکته : به موجب ماده 7 آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر نگاهداری دفاتر موضوع تبصره 2 قانون مالیات های مستقیم، امروزه از دفتر معین برای تفکیک و مجزا ساختن هر یک از حساب های دفتر کل استفاده می شود و هم چنین به موجب ماده 13 همین آیین نامه، کلیه عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه هر مته باید حداکثر تا روز 15 ام ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.

به موجب ماده 9 ق. ت ، " دفتری که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار باید تا پانزدهم فرورین سال بعد انجام پذیرد ".
دفتر دارایی صورت وضعیت سال گذشته مالی تاجر می باشد. همان طور که می دانیم دارایی هم جنبه مثبت دارد و هم جنبه منفی. پس کلیه مطالبات، بدهی ها و اموال باید در داین دفتر قید شود. تنها دفتری که برای نوشتن مندرجات آن تاریخ معین در نظر گرفته شده دفتر دارایی است، زیرا باید تا پانزدهم فروردین سال بعد تکمیل شود.
نکته : تنها دفتری که به امضای تاجر نیاز دارد ، دفتر دارایی است و دفتر روزنامه و کل و کپیه به امضای تاجر نیاز ندارد.

به موجب ماده 10 ق.ت، " دفتری که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید .
تبصره : تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند ".
دفتر مراسلات و مخابرات تاجر است و فقط مراسلات و مخابرات وارده باید در لفاف مخصوص ضبط شود و مراسلات و مخابرات صادره در دفتر کپیه قید می شود. تنها دفتری که قبل از آن که چیزی در آن نوشته شود به امضای نماینده اداره ثبت نیاز ندارد، دفتر کپیه است. دفتر روزنامه و کل و دارایی به امضای نماینده اداره ثبت قبل از تحریر نیازمند است. غیر از امضای نماینده اداره ثبت، سایر شرایطی که برای دفاتر تجاری لازم است در دفتر کپیه نیز باید رعایت شود.
نکته : امروزه به جای دفتر دارایی، از ترازنامه یا بیلان و به جای دفتر کپیه از دفتر اندیکاتور یا نامه نما یا بایگانی الکترونیک استفاده می شود.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره با ما در ثبت شرکت کارا تماس حاصل فرمایید.
کارشناسان ما در این مرکز، با سال ها تجربه ، آماده ی ارائه خدمات به شما عزیزان می باشند.